
Proforma Fatura Nedir?
Proforma fatura nedir, proforma fatura nasıl düzenlenir, proforma fatura ne işe yarar, proforma faturanın özellikleri nelerdir gibi sorular son zamanlarda özellikle de sektörlerin artış göstermesi ve her sektörün birlikte iç içe çalışabilmesiyle beraber sıklıkla sorulan sorular haline gelmişlerdir. Biz de, Promis iWorkBetter olarak, sizler için tüm bu soruları cevaplarıyla birlikte derledik. Keyifli okumalar dileriz!
Proforma faturayı, en basit tabirle açıklamak gerekirse, teklif faturası olarak tanımlayabiliriz. Hiçbir şekilde mali ödeme ya da yaptırım içermez. Yalnızca teklif içerir. Proforma faturayı, bir ön fatura olarak da düşünebiliriz. Proforma fatura kesilmesi, kesinlikle zorunlu değildir ancak gerek günümüzde rekabetin artması, gerekse birlikte çalışılacak firmalara önceden bir güvence niteliğinde olmasından dolayı genellikle şirketler proforma fatura kesmeyi tercih etmektedirler. Bu sayede müşterilerine daha çok güven verebilmekte ve daha profesyonel bir izlenim yaratmaktadırlar.
Proforma fatura kesildikten sonra, proforma faturaya konu olan satış ya da hizmetin gerçekleştirilmesi zorunluluğu yoktur. Şirketler kendi aralarında konuştuktan sonra ilk proforma fatura iptal edilip yerine yenisi de kesilebilir.
Proforma fatura kullanımına bir örnek verelim. Örneğin şirketiniz, yeni bir projeye girişti. Yeni bir yazılım ürettiniz. Bu yazılımın katılacağınız bir davette tanıtılması için broşürlere ihtiyacınız var. Bu broşürleri de önce tasarlatmanız, ardından bastırmanız gerekiyor. Birkaç ajansla görüşüp fiyat teklifi istediniz. Ajanlar size, genellikle hem baskı hem de tasarımın maliyetini içeren bir proforma fatura kesip gönderirler. Ancak siz fiyatı pahalı buldunuz, ajanslarla broşür tasarımının daha basit düzeyde olması için tekrar konuştunuz.
Bu sefer yeni planlanan tasarıma göre başka bir fatura kesip size gönderirler. Ancak normal faturalı satış ya da hizmet işlemlerinde olduğu gibi, proforma faturada anlaştığınız ajans belirttiği hizmeti açık fatura, kapalı fatura veya e-fatura kesilmeden yapmayacak, siz de ajansın size kesmiş olduğu proforma faturada belirtilen ücreti açık fatura, kapalı fatura veya e-fatura kesilmeden ödemeyeceksiniz. Açık fatura, kapalı fatura veya e-fatura kesilip kesilmeyeceği, kesilecekse bunlardan hangisinin kesileceği ise tamamen tarafların karşılıklı anlaşmasına bağlıdır. Bu tip faturalar, proforma faturanın aksine bir yaptırım, zorunluluk ve mali yükümlülük barındırır.
Açık Fatura, Kapalı Fatura ve E-Fatura Nedir?
Açık fatura, kapalı fatura ve e-fatura; alıcıyla satıcı arasında, hizmet verenle hizmet alan arasında kesilen, yaptırım bildiren faturalardır. Temelde aynı amaca hizmet etseler de belli başlı farklılıklar barındırırlar. Açık faturada, vaat edilen mali yaptırım, faturanın kesildiği anda yerine getirilmez, sonradan ödeme işlemi gerçekleştirilir. Kapalı faturada, ödeme işlemi faturanın kesildiği anda gerçekleştirilir. E-fatura ise internet üzerinden gönderilen ve kesilen, globalleşmeyle birlikte son zamanlarda oldukça tercih edilir bir hale gelen fatura çeşididir.
Proforma Fatura Hangi Amaçla Kesilir?
Yukarıda da değindiğimiz gibi, proforma faturanın temel kesim amacı, şirketlerin işlerini ve iletişimlerini karşılıklı güven üzerine sürdürmesidir. Belli bir teklif sunan tarafın sunduğu teklifi ilerleyen tarihlerde farklı şekilde öne sürdüğünü iddia etmesi ya da teklifi alan tarafın mevcut tekliften farklı bir teklifle yola çıkıldığını söylemesi ihtimallerinin önüne geçilir. Aynı zamanda bir güvencedir. Çok fazla iş, çok fazla proje ve çok fazla belge içerisinden belli bir iş için verilen fiyat teklifi tüm detaylarıyla hatırlanmayabilir. KDV dahil mi, ek hizmetler dahil mi gibi soruların cevaplarını unutmuş, hatta hiç konuşmamış olabilirsiniz. Ya da proforma fatura kesilmemişse sanki verilen teklife KDV ve ek hizmetler dahilmiş gibi varsayabilir, ama esas faturalandırmaya geçilince öyle olmadığını görebilirsiniz. Tüm bu nedenlerle proforma fatura bir güvence niteliğinde olduğundan, kesilmesi her ne kadar zorunlu olmasa da şiddetle tavsiye edilir.
Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?
Proforma faturaları hazırlamak için çoğunlukla hazır temalar ve şablonlar bulunur ve bu tip faturaları hazırlamak için antetli kâğıt kullanımı zorunluluğu vardır.
Antetli kağıt, firmaların resmi yazışmalarında kullandığı, firmanın adı, logosu, telefon numarası, adresi, unvanı gibi bilgilerin yer aldığı kağıttır.
Proforma faturalarda, faturayı düzenleyen firmanın antetli kağıdı kullanılır. Faturanın tarihi, malın ya da hizmetin ne olduğu, çeşidi, iki tarafın da kişisel bilgileri, malın miktarı ve diğer bilgileri, teslimat biçimi, ödeme türü, proforma faturayı düzenleyen kişinin adres bilgisi gibi bilgiler yer alır.
Siz de, şirketinizin prestijini arttırmak ve potansiyel müşterilerinizi etkileyip müşteri ilişkilerinizi kalıcı hale getirmek istiyorsanız, proforma fatura kullanmaya başlayabilirsiniz.
Yazar; Betül Bayrak