Proje Yönetimi Ofisleri nasıl Olmalı?
Geçtiğimiz yıl içinde sektörünün önde gelen başarılı bir firması yaptığı bir organizasyon değişikliği ile Proje Yönetim Ofisini kaldırdı. Proje Yönetim Ofislerinin (PYO) dünyada artan popülerliği ve şirketlere sunduğu katma değerler düşünüldüğünde, ilk bakışta şaşırtıcı bir gelişmeydi bu değişiklik. Oysa PYO’ların içerik çeşitliliği ve hizmet ettikleri organizasyonların kültürleriyle uyumluluğu kriterleri dikkate alındığında başarısızlığın PYO’lardan ziyade bu birimlerin kurulumu süreçlerindeki yanlışlıklıklardan kaynaklandığını artık sıklıkla gözlemekteyiz.
Peki nedir bu PYO çeşitleri?
PYO’lar üstlendikleri rol itibariyle taktik seviye veya stratejik seviyede olabilmekteler.
Taktik seviyedeki PYO’ları kapsam bakımından 3 gruba ayırabiliyoruz:
-
Destekleyici PYO’lar (Supporting PMO): Organizasyonlardaki proje yönetim metodolojilerini standartlaştırmayı; proje yönetim teknikleri ve eğitimlerini organizasyon içinde sunmayı kapsar.
-
Pasif Kontrol Sağlayan PYO’lar (Controlling PMO- Passive): Organizasyonun tüm verilerinin kondolide olarak görünebilirliğini arttırmayı ve karar destek sistemleri sunmayı kapsar.
-
Aktif Kontrol Sağlayan PYO’lar (Controlling PMO-Active ): Projelerin başarı ve başarısızlıklarının sorumluluklarını almayı ve değişimi yönetmeyi kapsar.
Stratejik seviyede ise PYO’ları 2 gruba ayırabiliriz:
-
Yöneten PYO (Directing PMO): Projelerin organizasyon stratejileri ile uyumluluğu ve portfolyo yönetimini kapsar.
-
Mükemmellik Merkezi (Center of Excellence): Organizasyonel stratejilerin gerçekleşmesinin başarılı proje uygulamalarından geçtiği PYO’lardır.
Nasıl bir PYO kurmalıyız?
Bu sorunun cevabını her organizasyon kendi kültürünü tanıyarak ve değerlendirerek verebilir. PYO kurulumu konularında etkili bir danışmanlık hizmeti sunan CMCS Lebanon’un Başkanı Saadi Adra bu konuda rehberlik edebilecek “organizasyonel yapı-uygun PYO çeşidi” eşlesmesini sunuyor:
|
PYO ÇEŞİDİ |
ORGANİZASYONEL SEVİYE |
ORGANİZASYONEL YAPI |
|
Destekleyici PYO |
Taktik |
Zayıf Matriks |
|
Pasif Kontrol Sağlayan PYO |
Taktik |
Dengeli Matriks |
|
Aktif Kontrol Sağlayan PYO |
Taktik |
Kuvvetli Matriks |
|
Yöneten PYO |
Stratejik |
Kuvvetli Matriks/Proje Tabanlı |
|
Mükemmellik Merkezi |
Stratejik |
Kuvvetli Matriks/Proje Tabanlı |
Proje Yönetim Ofislerinin nasıl daha etkin ve değer yaratan yapılar olabileceğine yönelik araştırmalar artarak devam ediyor!
PMI’ın Project Management Journal dergisinin Ekim-Kasım 2015 sayısında yer alan Monique Aubry, yapılan araştırmalara göre PYO’ların destekleyici rolünün hem proje performansını geliştirdiğini hem de proje yönetim olgunluğunu yükselttiğini vurgulamakta; diğer taraftan PYO’ların kontrol etme rollerinin performansı artırmadığı tespitini paylaşmaktadır.
Başarılı bir PYO’nun şirket içindeki paydaşların beklentilerini tespit edip bu beklentilere karşılık verebilecek destekleyici bir yapı olarak geliştirilmesi PYO’lardan değer elde etme ihtimalini artıracaktır. Diğer taraftan gelişmekte olan PYO’lara paralel olarak şu anda henüz gündeme gelmeyen, ancak önümüzdeki yıllarda mutlaka PYO’lara olan ilginin artması ile karşımıza PYO özelinde yazılım ve uygulamaların çıkması kaçınılmaz olacaktır. Bu alanda bu pazardaki fırsatları görebilenler çok hızlı yol alacaklardır.
Mustafa Hafızoğlu, PMP, Mentor
SDT PPYO Müdürü
ODTÜ & Başkent Ünv. Yarı Zamanlı Öğr. Gör.