iWorkBetter

Proje Yönetimi

Projelerinizi Şansa Bırakmayın

Proje yönetimi, sürece dahil olan tüm paydaşlar açısından oldukça detaylı ele alınması gereken ve genelde karmaşık bir süreçtir. Bir projenin başarısı ise onu planlarken harcadığınız çaba, gösterdiğiniz özen ve yetenekleriniz ile doğru orantılıdır. Bu nedenle proje yönetimi, süreçlerin detaylı planlanması, disiplinli çalışma ve hassasiyet gerektiren bir konudur. Proje yöneticileri bu hassas konuları mümkün olan en doğru şekilde yönetebilmek için, birçok farklı proje yönetimi yazılımı ve form gibi yardımcı araçlar kullanmak zorunda kalırlar.

Proje Nedir?

Proje, sözlükteki karşılığı ile “Birbirinden farklı alanlarda önceden belirlenmiş bir programa alınmış, maliyet ölçütleri hesaplanmış, kuruluşların yönetim organlarınca onaylanmış, kısa ve/veya uzun bir sürece bağlanarak özel kuruluş yahut devlet adına faaliyete geçirilmesi kabul edilmiş çalışma tasarısı.” demektir. Başta projenin, ardından proje yönetiminin ne olduğunu ve nasıl işlediğini anlamak adına buradaki ifadelerin her birini ayrı ayrı açmak oldukça önem taşır.
“Değişik alanlarda” ibaresi ile başlayalım. Yani proje tek bir alanla sınırlı değildir. Yazılım, inşaat, mimari, ekonomik her türlü kategoride proje, dolayısıyla proje yönetimi olabilir. “Plan ve programa alınmış” ifadesi ile asıl söylenmek istenen, projenin gelişigüzel yahut rastgele çalışan bir yapısının değil, aşama aşama, hiçbir adım atlanmadan tasarlanmış sistematik işleyen bir yapıdan meydana geldiğidir. “Maliyeti hesaplanmış” ibaresinden belli bir bütçe ayrıldığı anlaşılabilir. Çünkü her proje için gerekli olan kaynaklar vardır. (İnsan, sistem, yazılım, mekan vb) Ve bu kaynaklar sınırsız olmadığından, kendi içinde aynı kısımda kategorize edilmiş her bir kaynağın bile farklı özellikleri olduğundan (Örneğin yazılım türleri birbirinden çok farklıdır) her bir kaynak için özenli bir tarama ve ödeme gereklidir. “Kuruluşların yönetim organlarınca onaylanmış” denilerek, şirketlerin alt birimleri tarafından yönetilmekte olan projelerin, şirket yönetiminin, yönetim kurulunun onayına tabii olduğu anlaşılır.
“Kısa ve uzun vadeye bağlanarak” ifadesi çok önemlidir. Çünkü bir proje, kısa süreli amaçlara hizmet etmek için (Örneğin ihale veya seçim öncesi gerçekleştirilen seçim projeleri) veya uzun süreli amaçlara hizmet etmek için (Çoğunlukla bilimsel çalışmalar, ilaç üretimi gibi) tasarlanabilir. Aynı ifadeden, projenin belli bir süre içerisinde yapıldığı sonucu da çıkarılmalıdır. Başlama ve bitiş tarihi olmalıdır. Bu ikisi yoksa bu proje değil, operasyon olur. Unutulmamalıdır ki projeler yapım anından bitiş aşamasına kadar tamamlandığında görev ve amacı bitmiş, aktif olarak kullanma amacı yalnızca yapım süreciyle sınırlı da olabilir aktif kullanma dönemi proje bitiminden hemen sonrasında başlayan bir gelecek de olabilir.
“Özel kurum veya devlet adına gerçekleştirilmesi kabul edilmiş” demek, projelerin yapımının belediyelerden kurumsal işletmelere uzanan geniş bir yelpazesi olması demektir. Bunların kaynakları ve sermayeleri farklıdır. “Çalışma tasarısı” ifadesi ise esas olarak daha minimal seviyede bir tanım bildirir. Projeyi, dallandırıp budaklandırmadan ve inceliklerine değinmeden direkt olarak “çalışma tasarısı” olarak da tanımlayabiliriz. Yani proje, tasarıdır. Tasarı hayata geçirildiğinde veya tasarı için ayrılan süre bittiğinde, proje tamamlanmış olur.

 

 

Proje Yönetimi Nedir?

Proje yönetimi ise, bu tasarının yönetimidir. Büyüyen, modernleşen ve globalleşen dünyadaki rekabetçi ortama adapte olabilmek ve gerisinde kalmamak için projelerin iyi yönetilmesi şarttır. Çünkü iyi bir proje yönetimi; zamandan, kaynaktan, maliyetten mümkün olabilecek en minimal miktarda tüketim sağlamak demektir. Aynı zamanda doğru zaman ve kaynak seçimiyle verimliliği de beraberinde getirir. Proje yönetimi, belli aşamalar üzerinden ilerler. Bu aşamalar, PMBOK’a (Project Management Body of Knowledge) göre şu şekilde sistemleştirilmiştir: başlangıç, planlama, yürütme, izleme ve kontrol, kapanış.

 

İyi Bir Proje Yönetimi Nasıl Olmalıdır?

 

Her proje, içerisinde farklı oranlarda risk ve değişim barındırdığından, proje yöneticilerinin dikkat etmesi gereken en önemli nokta, projenin yönteminin değişen müşteri taleplerine proje süresince kolayca uyarlanabilir olmasıdır. Tasarının, değişimlere kolayca adapte edilemez bir planlamaya sahip olması, değişime adapte edilebilir tasarılara göre içerisinde çok daha fazla risk barındırır. Ancak değişime adapte edilemez planlamalar, genellikle değişime adapte edilebilir planlama metotlarına göre çok daha az maliyetlidir. Bu nedenle tasarı sürecinin başlangıç aşamasında, projenin amaç ve kapsamını, niteliğini, ihtiyaçlarını belirlemek, ona uygun bir planlama süreci inşa etmek ve gerekirse (ki günümüzde çoğu proje yazılımlar aracılığıyla ilerliyor) ona uygun bir yazılım satın almak önemlidir.

 

 

ERP Sistemlerde Proje Yönetimi ve Temel Performans Göstergeleri

 

Proje yönetiminde dikkat edilmesi gereken birkaç unsur daha vardır. Bunlar Seri Çevresel Arayüz (Serial Peripheral Interface) yani kısaltmasıyla SPI ve Consumer Price Index (CPI) yani Tüketici Fiyat İndeksi (TÜFE)dir. Hem CPI hem de SPI oranları, KPI’ları (Key Performans Indıcator) yani Temel/Anahtar Performans göstergelerinin birer ölçütüdür. Tüketici fiyat indeksi, projenin maliyetinin, seri çevresel arayüz ise projenin verimliliğinin ölçütüdür.
CPI ve SPI Hesaplama Örneği

Maliyeti 100.000 TL olan ve 4 ay sürmesi planlanan bir proje düşünelim. İlk 2 ayın sonunda, 80.000 TL harcanmış olsun. Bu durumda bu projenin CPI ve SPI oranları hesaplanırken kullanılacak değerler aşağıdaki gibidir:

Asıl maliyet: 80.000 TL

Planlanan maliyet: 50.000 TL

Kazanılmış Değer: 20.000 TL

Bu değerler baz alındığında, CPI ve KPI oranları şu şekilde hesaplanır:

CPI = Kazanılmış Değer / Asıl Maliyet = 20.000 / 80.000 = 0.25

SPI= Kazanılmış Değer / Planlanan Maliyet = 20.000 / 50.000 = 0.4

Yani anahtar performans göstergelerinin 1’in ne kadar altında ya da ne kadar üstünde olduğuna bakılarak projenin ne kadar ilerisinde ya da ne kadar gerisinde olunduğu anlaşılabilir. Bütçe açığı ya da o projenin maliyetinden elde edilen kar ölçülebilir. Bu, proje yönetiminde vazgeçilemez derecede önemli bir unsurdur.

Yani anahtar performans göstergelerinin 1’in ne kadar altında ya da ne kadar üstünde olduğuna bakılarak projenin ne kadar ilerisinde ya da ne kadar gerisinde olunduğu anlaşılabilir. Bütçe açığı ya da o projenin maliyetinden elde edilen kar ölçülebilir. Bu, proje yönetiminde vazgeçilemez derecede önemli bir unsurdur.

 

 

ıWorkBetter Proje Yönetimi Modülü ve Avantajları

“Dünü Kontrol Et, Bugünü Yönet, Yarını Planla!” sloganıyla yola çıkan iWorkBetter proje yönetim modülü, tüm ihtiyaçlarınızı düşünerek tasarlanmış olup; esneklik, zaman çizelgesi, iş gücü, kullanıcı atamaları, maliyet dahil olmak üzere içerdiği farklı alt birimlerle kullanıcılara kullanım kolaylığı sağlamaktadır. Üstelik pek çok proje için uygun şekilde tasarlanmıştır. Yani firmanızın ilgilendiği alan her ne olursa olsun, size gerekli tüm kolaylıkları sağlayacak ve farklı alanlarda projeler de yapmak isterseniz yine sizin için en uygun olan planlamayı size ulaştıracaktır. Aynı zamanda risk faktörü bir projenin devamlılığı, başarısı ve maliyeti açısından oldukça önem taşıdığından, risk faktörünü minimal düzeye indiren bir program kullanmak her bakımdan sizin avantajınıza olacaktır ve iWorkBetter bu riskleri sıfıra indirmektedir.

Projeler

Projelerinizin oluşturulup yönetildiği ana alandır.

Sunumlar

Projelerin nasıl yapılacağına dair metot, plan, teknik doküman, genel doküman ve teklif hakedişi gibi sunum tipleri hazırlanabilir, planlanan tarih, gerçekleşen tarih, revizyonlar, notlar ve sunumun durumu hakkındaki kayıtlar buradan yönetilir.

Hakedişler

Bir projenin hakediş dönemlerinin tanımlandığı, hakedişlerin başlangıç tarihi, bitiş tarihi, ibraz tarihi ve ödeme tarihi gibi detaylarının  işçilik ve malzeme bazında girilip takip edildiği alandır.

Proje Bilgileri Doğrulama

Proje yönetiminin kapsam olarak çok detaylı ve birçok eş zamanlı veriyi içeriyor olmasından dolayı bazı temel ve önemli konuların özetlendiği bilgilere erişim alanıdır.

İş Geliştirme Projeleri

İş geliştirme projelerinde açık ve kapalı işlerin, toplantıların, zaman çizelgelerinin takip edip yönetilebildiği alandır.

Satın Alma Talepleri

Bir projeye istinaden malzeme ihtiyaçlarının çıkması ve depolarda yeterli stok olmaması durumunda proje ekranında gözüken ihtiyaçlar için pratik bir şekilde satın alma taleplerinin yapılabildiği alandır.

Süreçler

Projelerin planlanması ve detaylandırılmasındaki en önemli aşama, yani süreç ve görevlerin oluşturulup yönetildiği alandır.

Proje Malzemeleri

İlgili proje kapsamında ihtiyaç duyulan malzemelerin listelendiği alandır.

Üretim

Üretim gerektiren bir projeye ait süreçlerin oluştulup yönetilmesini sağlayan alandır.

Ekipman Zaman Yönetimi

Projeler için gerekli olan ekipmanların zaman yönetiminin yapıldığı alandır.

Araçların tek bir yapıda yönetilmemesi bazı iletişim kopuklukları, zaman ve maliyet kontrolünün kaybı, projelerin gecikmesi ve istenen kalitede sonuçlanamaması gibi sıkıntılar doğurabilir.

Proje Yönetimi sadece iş planını takip etmek değildir.  Ancak tüm verilerin konsolide bir şekilde yönetilmesi, geçmişin kaydedip, şimdiki durumun anlık olarak izlenmesi ve bütün bunlara bağlı olarak gelecek ile ilgili doğru ve hızlı kararlar alınabilmesi ile projelerin başarıya ulaşması mümkün olmaktadır.

iWorkBetter ERP Proje Yönetimi Modülü projeleri kapsamlı bir şekilde planlama imkanı sağlarken esnek ve kullanıcı dostu ara yüzü sayesinde takip ve yönetimini de gerçek zamanlı olarak yapmaya olanak tanır. Zaman çizelgesi takibi ile birlikte, projelerin iş gücü kullanımının zaman ve maliyet açısından hesaplanması da sistem tarafından otomatik olarak yapılmış olur.

 

iWorkBetter ERP Proje Yönetimi Modülü ile, kullanıcılar arasında atanan tüm görevler, projelerle eşleştirilip ilgili projeler altında takip edilebilir.

Gantt Chart ile proje planlama ve takvimi sayesinde anlık takip ve yönetim sağlanabilir. Projelerle ilgili KPI, CPI, SPI gibi durum raporları izlenebilir. Projelerin ilerleme raporları anlık olarak alınabilir, ilerleme raporlarına fotoğraflar eklenebilir. Proje bazında maliyet raporları alınabilir, projelerde kullanılacak ve faturalandırılacak malzemeler birbirinden ayrı şekilde takip edilebilir. Proje günlüğü ile projelerdeki tamamlanan önemli adımlar raporlanabilir şekilde kayıt altına alınabilir.

“Dünü Kontrol Et, Bugünü Yönet, Yarını Planla!”