ERP Nedir?

ERP, kısaltmasının açılımı Enterprise Resource Planning yani kurumsal kaynak planlaması anlamına gelmektedir, peki kurumsal kaynak planlamasının anlamı nedir?

Kurumsal kaynak planlamasını tanımlamanın en basit yolunu anlamak için önce bir işletmeyi ya da şirketi yürütmek adına gereken bütün temel süreçleri düşünelim. Bunlar en temel düzeyde: finans, İK, üretim, tedarik zinciri, hizmetler, satın alma ve diğerleri gibi sınıflandırılabilir. Bir ERP sisteminin yaptığı en temel olgu,en basit haliyle, tüm bu iş süreçlerini tek bir sisteme entegre etmektir.

ERP’nin Tarihi Nedir?

ERP yazılımının tarihine kısaca bir bakalım;

İlk olarak 1960’ lı yıllarda iş süreçlerinde oluşan ihtiyaçlar doğrultusunda Envanter Yönetimi ve Kontrolü sistemleri geliştirildi. Bu sistem iş süreçlerinin ve bilgi teknolojilerinin, depodaki uygun olan stok seviyesini kontrol etmek ve korumak için geliştirilmiş bir sistemdi. Bu sistemle birlikte, ürün ihtiyaçlarının belirlenmesi, hedeflerin seçilmesi, ikmal tekniklerinin geliştirilmesi, malzeme kullanımlarını takip etme, ürün ve envanter miktarlarının uzlaştırılması konularını yöneten Envanter Yönetimi ve Kontrolü Sistemi geliştirildi.

1970’yıllarda, üretim sektörünün üretim süreçlerini takip ve kontrol etmek amacına yönelik kullanım ihtiyacının artması ile Malzeme İhtiyaç Planlama-Material Requirement Planning (MRP) yazılımları geliştirilmiştir. Bu yazılımlar, biten ürünlerin takibi, hammadde ihtiyaç takibi, üretim sistemlerinin yapıları, fabrika envanter durumu, tüm süreç ve operasyonlara yönelik lot boyutlandırma yöntemlerini temel almıştır.

1980’li yıllarda MRP II olarak adlandırılan Manufacturing Resource Planning (Üretim Kaynak Planlaması) yazılımı ise yine üretim süreçlerini eş güdümlü yönetme ve kontrol etme alanında geliştirilmiş bir yazılım türü olmuştur. MRP II yazılımları firmaların, planlama, satın alma, doküman kontrolü ve dağıtım süreçlerini yönetme ihtiyaçlarını karşılamaktadır.

1990’lar da ise Enterprise Resource Planning-Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımları geliştirilmeye başlanmıştır. Kurumsal Kaynak Planlama yazılımları, birçok modülün bir araya gelmesi ile, yani çok modüllü diyebileceğimiz bir yazılım sistemidir. ERP yazılımı, bütünleşik iş süreçlerinin eş zamanlı olarak yönetilebilmesi ve performansın arttırılması amacına yönelik çalışmaktadır. ERP sistemler, ürün planlama, satın alma, stok kontrol, dağıtım ve sipariş takibi gibi iş süreçlerini pazarlama, finans, muhasebe ve insan kaynakları departmanları arasında entegre eder.

1990’lı yıllara kadar bu yazılımların maliyetleri ve dolayısı ile ücretleri çok yüksek olduğundan küçük ve orta ölçekli işletmeler tarafından kullanılamıyor, sadece büyük ölçekli firmalar tarafından kullanılabiliyorlardı.

2000’li yıllara gelindiğinde internet devriminin de yaşanması ile ERP II sistemler geliştirilmeye başlanmıştır. ERP’nin internet sayesinde diğer uygulamalarla etkileşim kurabilmesi ERP II nin geliştirilmesini sağlamıştır. Bunun en büyük örneği olarak, ERP’nin CRM ile bütünleşik çalışabilmesi kolaylığından bahsedebiliriz.

2010’lar da ise Bulut Tabanlı ERP yazılımları geliştirilmeye başlanmıştır. Bu ERP modeli SaaS olarak adlandırılan ‘Software as a Servise’ hizmet yazılımı modelidir. Bu sistemde sunucular bulut üzerinde yer alır ve bunlara Rest API’ler ile erişilir. SaaS modelinde ERP yazılımına erişim kolaylığı için, Android ve IOS ve web tarayıcı uygulamaları geliştirilmiştir.  Web tabanlı ERP olarak da adlandırabileceğimiz bu modelde ERP sistemi maliyetleri ve buna bağlı olarak ücretlerin düşük olması sebebi ile küçük ve orta ölçekli firmalarında rahatlıkla kullanabilmesine olanak sağlamaktadır.

Günümüzde, önde gelen işletmelerin büyük bir çoğunluğu ERP yazılımı kullanarak iş süreçlerini yönetmektedir.

Kısaca ERP sistemlerinin tarihine baktığımızda, bu sistemlerin teknoloji ile eş zamanlı ve pazarın ihtiyacına yönelik geliştiğini gözlemleyebiliriz. ERP sistemler, iş süreçlerinin her alanında görünürlük, verimlilik yapısını kurabilmek için yapay zeka ve makine öğrenmesi gibi son teknolojileri kullanırlar.

Hangi İşletmeler ERP’ye İhtiyaç Duyar?

Günümüzde hangi şirketlerin ERP sistem kullanmaya ihtiyacı vardır sorusu çok tartışılmaktadır. Aslında bu soruya doğru cevap vermek için küçük bir değişiklik yapmakta fayda var; hangi şirketlerin kullanması gerektiğini tartışmak yerine şirketlerin ne zaman ERP sistem kullanmaya başlaması gerektiğini tartışmak daha doğru olacaktır.

Firmanız büyüdükçe üretim artacak, satış artacak dolayısıyla izlenmesi gereken veri miktarı artacaktır. Bütün bu verilerin fiziksel anlamda bünyenizde barındırmak (ki bunlar bilgisayarınızda sakladığınız excel tablolarınız bile olsa) bu verileri ihtiyaç duyduğunuz bir anla birbirleri ile ilişkilendirmek, başlarda kolay gelse bile daha sonrasında içinden çıkılmaz bir hal alacaktır. Bu durumda bu süreç öncelikle hem zaman kaybı hem maliyetli hem de yanlış karar vermeye açık hale gelmektedir.

Yine de şu basit durumları bile durumları göz önüne alarak bir karar verebilirsiniz; Ayın sonunda muhasebe işleriniz ile fazla vakit kaybediyorsanız, satış planınız gerçek verilerden çok tahminlere dayalı ise, firmanız sipariş kapasitesine uyum sağlamakta güçlük çekiyor ve buna bağlı olarak müşteri memnuniyetiniz düşüyor ise, Deponuzdaki envanter miktarını anlık olarak öğrenemiyorsanız, acil durumlarda bunu öğrenmek için belli bir zaman ve efor harcamanız gerekiyorsa, süreçlerinizin verimsiz olduğunu düşünüyorsanız, firmanız için almanız gereken en önemli karar ERP yazılımı yatırımı yapmak olacaktır. Bunlar sadece bazı durumlardır.

Örneğin bir üretim şirketi, üretim sürecini yönetebilmek ve yeterli ürün seviyesini izleyebilmek için talep/tahmin oranlarına güvenmek zorundadır. Ancak bu süreci doğru ve verimli yürütebilmek için tedarik, satış, planlama ve dağıtım gibi iş süreçlerini de eş zamanlı olarak yönetmesi ve takip etmesi gerekmektedir.  Bu iş süreçleri arasındaki iletişimsizliğin veya hatalı iletişimin istenmeyen maliyetlere ya da açıklıklara sebep olacağı neredeyse kesindir. Özellikle imalat süreçlerinde bu tarz verimsizlikler üretim sürecini sekteye uğratabilir, zaman çizelgelerini yanıltabilir ve şirketin kar oranını oldukça düşürebilir.

ERP Neden Önemlidir?

ERP sistemlerin en büyük artısı, farklı iş süreçlerini tek bir merkezde birleştirerek sorunsuz bir şekilde entegre etmesidir. Bu özellik farklı uygulamalarda yaptığınız tekrarlayan iş süreçlerini ortadan kaldırır. Aynı zamanda verilerin tek bir merkezde toplanması mükerrer veri girişlerinin tespitini kolaylaştırır ve bu tarz hataların önüne geçer.

Firmalar için basit gibi görünen ancak geriye dönük analizlerde, büyük maliyetlere sebep olan problemler yaşanmaktadır. Piyasalar ise çok hızlı ilerlemektedir ve zamanı iyi kullanmak, yapay zekâ kullanımına bağlı doğru tahminler yapabilmek firmaları pazarda oldukça ileriye taşımaktadır.

Bu sistemler sayesinde doğru hesaplama ve analiz kolaylıkla yapılabilmektedir. Maliyet analizlerinin yanı sıra büyük veri analizlerinin toplanması ve raporlanması sadece birkaç dakikanızı almaktadır. Bu durum zamandan ciddi bir tasarruf etmenizi sağlar. Makine Öğrenmesinin kullanımı daha önceki verilere ve sektör karşılaştırması yaparak ileriye yönelik vereceğiniz kararlarda maksimum kar etmenizi destekler. Yapay Zekanın kullanımı ile verilere dayalı karar verme otomasyonu, doğru karar verme konusunda size büyük bir kolaylık sağlayacaktır.

ERP yazılım kullanmadığınız takdirde, farklı departmanlarınız için kullandığınız farklı yazılımlar arasında iletişim ve entegrasyon sağlamak içinden çıkılamaz durumlara sebebiyet verebilir. Daha da ötesi bu yazılımların lisansı, eğitim ücreti, personel desteği ve bir arada çalışmalarını sağlamak için harcayacağınız efor gibi konuları düşündüğünüzde, bunların hepsi hem vakit kaybı hem de uzun vadede oldukça maliyetli bir durum oluşturmaktadır.

Bütünleşik sistemleri zaten entegre bir halde sunan bir sistem varken neden ayrı ayrı yazılımları kendiniz entegre etmeye çalışasınız?

Bir firma için en önemli konu müşteriye verdiği vaadin yerine getirilmesidir. Büyümekte olan bir şirket için müşteri memnuniyeti konusunda yaşanacak sıkıntılar firma için hayati önem taşımaktadır. ERP yazılımlar içinde bütünleşik şekilde çalışan CRM modülü müşteri ilişkilerinizi verilere dayalı ve en doğru şekilde yönetmenizi sağlayacaktır. CRM modülü entegre çalışan, satın alma, takip etme, finans sorgulama ve müşterinize anlık sunmanız raporları yönetebilme gibi durumları ERP sistem sayesinde oldukça kolaylaştırabilirsiniz. Örneğin, bir üretim firmasısınız ve kapasitenizi artırmak için yeni bir tesis eklediniz. Ancak stok durumunuzu ve satın alma sürecinizi yönetmek için hala manuel sistemler kullanıyorsunuz. Bu noktada işler karışacaktır. ERP sistemler ise talepteki herhangi bir artış ile envanter durumuzu kontrol ederek sizi uyaracaktır.

ERP yazılımı tüm departmanların durumunu anlık olarak izlediği için, hepsinden veri toplar ve size raporlar halinde size sunar. Kolay izlenebilen kontrol panelleri sayesinde daha fazla verimlilik, doğru karar mekanizması ve iç süreçleriniz hakkında daha fazla bilgiyi kısa sürede edinmenize olanak tanır. İç süreçlerinizde elde ettiğiniz bu verimlilik pazarda öne geçmenizi sağlar.

Web tabanlı ERP’nin erişim kolaylığı sağlaması iş süreçlerinizi bulunduğunuz yere taşımanıza olanak sağlar. Bu anlamda fiziki durumlardan kaynaklanan iş aksamalarını minimize eder.

ERP Kullanmayan İşletmeler Ne Kaybeder?

Zaman Kaybı

Verilerinizi düzenli, tek bir platformda ve ulaşılabilir bir şekilde tutabilmek oldukça kritik bir öneme sahiptir. Birden fazla yazılımı kullanır olmanız aslında birden fazla veri tabanı taşıyor olmanız demektir ve bu sistem işinizi kolaylaştırmak yerine daha da zorlaştıracaktır. Örneğin satış departmanınız satış süreci için farklı bir sistem kullanırken, depo çalışanlarınız stok ve sevkiyatı yönetmek için farklı bir yazılım mı kullanmakta?

Bu veri kümelerini tek bir çatı altında toparlayan, gerçek zamanlı olarak kayıt altına alan, izleyen, analiz yapan, çapraz referans sunan ve anlık raporlayan tek sisteme sahip olduğunuzda zamandan ne kadar tasarruf edeceğinizi düşünmelisiniz. Her ne kadar kulağa klişe gibi gelse de boşa harcanan zaman boşa harcanmış paraya eşittir. Bunu düşündüğünüzde ERP sisteme yatırım yapmak kendi kendini zaten amorti edecektir.

Kayıp Envanter

Envanter kaybı olduğunda ve bu sürekli olarak yaşandığında fazla sipariş verme durumu yaşanır. Bu durum talebi yansıtmayan sipariş girişine ve stok fazlasına sebep olur. Ne yazık ki stok fazlası yaşanması durumu, günümüzde manuel stok kontrolü yapan ya da birden fazla yazılım kullanan birçok şirketin yaşadığı üzücü bir durumdur ve ciddi kayıplara sebep olabilmektedir. Oysa ERP yazılımı eldeki stok durumunu stratejik olarak eritmenizi sağlamaktadır. Bunu stratejik olarak yapar çünkü sadece stok durumunu değil aynı zamanda operasyon maliyetini, konuma göre ürün durumu (renk, boy, ürün stilleri gibi) ürünün ne olduğundan nereye olduğuna kadar bütün verileri eş zamanlı olarak analiz edip raporlayabilmenizi sağlar.

İş gücü Maliyeti

Şirketinizin,

Hangi günler ya da dönemler daha yoğun çalıştığını ölçebiliyor musunuz?

Hangi departmanlarınızın daha verimli çalıştığını?

Hangi personelin üzerinde ne kadar iş gücü olduğunu?

Muhtemelen bu ve benzeri soruları net bir şekilde yanıtlayabilmek için belli bir süre harcamanız gerecektir. Şirketiniz büyüme sürecine girdiğinde dolayısı ile takip edilmesi gereken daha fazla iş süreci oluştuğunda, bu büyümenin kaçınılmaz bir sonucu olan düşük verimlilik sonucu yaşanır. Çünkü girilmesi, işlenmesi ve izlenmesi gereken çok daha fazla veri hacmi oluşmuştur. Ancak ERP sistemler devreye girdiğinde ham verilerle uğraşmak için zaman kaybı yaşanmaz dolayısıyla işi büyütmek için daha fazla zaman kazanılır. ERP yazılım kullanan şirketlerin yukarıdaki soruları net verilerle yanıtlaması bunların ötesinde, net performans raporları sunabilmesi sadece birkaç dakika sürmektedir.

Muhasebe Hataları

Kağıtları çok çabuk kaybolabilmeleri ile ünlüdür. Bir personelin manuel olarak tuttuğu her bir veri hatası kolaylıkla vergi defterinize yansıyabilir. Vergilerde ya da finans biriminizde yaşanabilecek küçük hatalar şirketinizi ciddi anlamda krize sürükleyebilir. Geleneksel yöntemlerle çalışan şirketler için vergi denetim dönemleri adeta bir panik sürecidir. Ya da Aniden eski bir kaydın bulunması gerektiği bir durum kolaylıkla bir kriz anına dönüşebilir.

Oysa ERP sistemler muhasebe ve tüm finansal süreçleri tek çayı altında yürütür. Elinizdeki tüm verileri tek bir veri tabanında toplar. Dönem sonu kapanış raporları tutmada ya da vergi denetim sürecinde kolaylıkla verilerinizi sunabilmeniz sağlamaktadır. Yıllar önce tutulmuş bir veriyi saniyelik olarak veri tabanından çekebilirsiniz.

Dahası doğru bir finans yönetimi ile mallarınızın üzerindeki vergiyi, vergi yapılandırmanızı, ve bunlar gibi birçok finansal veriyi güncel olarak raporlayabilir doğru ve net muhasebe tabloları edinebilirsiniz.

Etkisiz müşteri hizmetleri, geç ya da iptal edilmiş teslimatlar azalan üretim kapasitesi gibi zamanında fark edilmeyen durumlar aslında büyüme dönemine geçecek bir firmanın büyük kayıplar ve zararlarla uğraşmasına sebep olabilmektedir.

Bu bağlamda diyebiliriz ki, ERP sistemine yatırım yapmak gerçekten çok önemlidir.

ERP sistemi sadece bir muhasebe yazılımı, ya da sadece bir CRM yazılımı değildir, bunların çok daha fazlasıdır. Tüm iş süreçlerinizi bütünleşik sistemleri ile tek bir veri tabanında tutar ve yönetir. Ölçebildiğiniz verilerinizi kolayca yönetebilmeniz size yatırımınızdan çok daha fazlasını getirecektir. Dolayısı ile ERP yazılımına yapacağınız yatırımın miktarını değerlendirmek yerine bu tarz bir sisteme sahip olmanın işinizi büyütme potansiyelinizi nasıl etkileyeceğini düşünmenizde fayda olacaktır.

iWorkBetter ERP teknolojisi ile firmanızı, içinde bulunduğumuz dijital dönüşüme kolayca adapte edebilirsiniz. iWorkbetter ERP ile tüm iş süreçlerinizi tek bir çatı altına toplar ve iş yönetiminize en uygun modüllerle firmanızı bütünleşik bir sistemle her yerden yönetebilmenin keyfini çıkarabilirsiniz.

Daha fazla bilgi ve demo talebi için tıklayınız.