e-Defter Nedir?

Dijitalleşmeyle birlikte, e-defter kavramı hayatlarımıza ve iş yerlerimize sıklıkla girmeye başlamıştır. Bu nedenle, iWorkBetter olarak, “e-defter nedir?”, “e-defter başvuru şartları nelerdir?” “e-defter başvurusu nasıl yapılır?” “e-defter kullanımı zorunlu mu?” “e-defterin avantajları nelerdir?” gibi soruları, cevaplarıyla beraber derledik. Keyifli okumalar dileriz.

E-defter, zorunlu bir şekilde e-fatura uygulama sistemine geçenler, 2018 veya akabindeki yıllarda cirosu 5 milyon TL’nin üzerine çıkanlar ve bağımsız denetime tabi olan şirketlerin (bu şirketlerin nitelikleri Türk Ticaret Kanunu’nda (TTK) belirtilmiştir) geçmekle yükümlü olduğu, kanunen tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda hazırlanıp doldurulması, kaydedilmesi, bastırılmaması sistemidir. Kaynağının doğruluğu garanti altına alınır ve elektronik imza kullanılır. İspat aracı olarak kullanılabilir. Muhasebe sisteminde evraksız herhangi bir işlem yapılamayacağından, ilgili bütün defterlere ait evraklar da e-defter sisteminde belirtilir.

Kanun gereği (Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu) tutulması zorunlu olan ve e-defterin kapsadığı defterler aşağıdaki gibidir:

• Yevmiye Defteri
• Büyük Defter (Defter-i Kebir)

Yevmiye defteri, muhasebedeki ticari işlemlerin, kronolojik olarak, günlük bir şekilde, evraklar bazında belirtildiği defterdir. Defter-i Kebir (Büyük Defter) ise, yevmiye defterinde belirtilenlerin total olarak baz alınarak borç ve alacak şeklinde sınıflandırılmasıdır. Başka bir deyişle, yevmiye defterinde girdiler ve çıktılar günlük olarak yazılırken, büyük defterde kategorize edilerek yazılır.

   E-defter Başvuru Şartları Nelerdir?

E-defter başvuru şartları, aşağıdaki gibi listelenebilir:

• Gerçek kişi olmak (e-defter başvuru yapacak kişi gerçek kişi olmalıdır, ancak bu gerçek kişi tüzel kişiler adına başvuruda bulunabilir)
• Mali mühüre (Mali mühür, elektronik kaşe olarak tanımlanabilir) ya da E-imzaya sahip olmak (Buradaki en önemli fark, tüzel kişiler için mali mühür zorunluyken, gerçek kişiler için mali mühür veya (tercihen) elektronik imza gerekmesidir)
• Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylanmış ve uygun bir programa, yazılıma sahip olmak (söz edilen uygunluk; defteri kaydetmek, saklamak vb işlemler için uygunluktur) Başka bir deyişle mükellefler tarafından kullanılacak olan yazılımın Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uyumluluk onayı almış olması gerekmektedir.

   E-defter’in Avantajları Nelerdir?

E-defter sisteminin bir şirkete fayda sağladığı alanlar çok geniştir. Bunlardan birkaçını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

• Muhasebe maliyetleri azalır
• Kırtasiye maliyetleri azalır
• Zaman tasarrufu sağlanır
• Alan tasarrufu sağlanır

Öncelikle, en büyük avantajının dijitalleşmeye ve ofislerden kurumlara büyüklü küçüklü herkesin girdiği e-dönüşüme olanak sağlar, e-dönüşümü geliştirir ve güçlendirir. Baskı, onaylama ve saklama maliyetlerini ortadan kaldırır, noter tasdikine ihtiyaç duyulmaz, dolayısıyla zaman açısından da tasarruf sağlar. Bilgisayarınızın hafızasının ufak bir alanı haricinde geniş arşivlere ihtiyaç duyulmadığından, alandan tasarruf sağlamış ve bu sayede ofislerin kurulumunu kolaylaştırmıştır. Muhasebe işlerinin yürütülmesi ve onaylanması, e-defterin olmadığı zamanlarda, özellikle bilgisayar çağının da öncesinde, bol miktarda kağıt, mürekkep ve bol miktarda zaman demekti. Dijitalleşme ve ardından e-defter kullanımına geçilmesi, bazıları için e-defter kullanımının zorunlu hale getirilmesi özellikle gereksiz kağıt kullanımının önüne geçmiştir. Elde edilen zaman fazlası ise, şirketlerin büyümesi ve gelişimlerinin hızlanması adına önemli bir adım haline gelmiştir.

Aynı zamanda e-defter kullanımı, eski sisteme göre hem kamusal taraf için hem de özel taraf için çok daha güvenilirdir.

   E-defter Kullanımı Zorunlu Mu?

Yukarıda da bahsettiğimiz gibi, zorunlu bir şekilde e-fatura uygulama sistemine geçenler, 2018 veya akabindeki yıllarda cirosu 5 milyon TL’nin üzerine çıkanlar ve bağımsız denetime tabi olan şirketlerin e-defter kullanması zorunludur. Ancak bir şeyin belli gruptakilere zorunlu olduğu ifade edilince, o gruplar dışında kalan grupların akıbeti merak edilir. Bu sayılan gruplar dışında kalan gruplar da isteğe bağlı olarak e-defter kullanabilirler. Diğer gruplar için e-defter kullanma yasağı bulunmamaktadır.

   E-defter başvurusu nasıl yapılır?

E-defter başvurusunun yapılış sürecinin nasıl işlediğine geçmeden önce e-defter başvurusunun nereden yapıldığını belirtmemizde fayda olacaktır. E-defter başvurusu, yalnızca ve yalnızca internet üzerinden yapılabilmektedir. Uygulamanın faydaları arasında biraz da kırtasiye malzemelerinden tasarruf etmek ve kırtasiye masraflarının önüne geçmek bulunduğundan dolayı, bu duruma çok şaşırılmaması beklenir.

E-defter başvurusu esnasında, tüzel kişi ya da gerçek kişi olunması önem taşır. Aynı zamanda bilgisayardaki java 32 bit olmalıdır.

www.edefter.gov.tr adresinde bulunan başvuru formu doldurulur, eğer başvuru formunu dolduran gerçek kişi, bir tüzel kişi adına bu işlemi gerçekleştiriyorsa, tüzel kişiye ait mali mühür ile onay verilmesi gerekmektedir. Eğer başvuru formunu dolduran gerçek kişi, kendi adlarına mükelleflerse, kendilerine ait mali mühür veya kendilerine ait nitelikli elektronik imza ile onay işlemini gerçekleştirmeleri gerekmektedir.

Aynı zamanda bu kullanılacak olan nitelikli elektornik imza veya mali mühür, e-defter sistemine giriş için de gereklidir. Dahası, onaylanmış bu iki yöntem harici herhangi bir yöntem ile e-defter sistemine giriş yöntemi mevcut değildir. Bu nedenle eski usul arşivlerden veya saklama yerlerinden çok daha güvenlidir e-defter sistemi.

E-deftere giriş yapmak için, tüm şartlar sağlandıktan sonra aşağıdaki linke girilmesi gerekilmektedir:

https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/

Elbette e-deftere girişin başka teknik ve elektronik şartları da bulunmaktadır. Bu şartlardan java 32 bit zorunluluğuna yukarıda değinmiştik. Diğer şartları ise aşağıdaki gibi listeleyebiliriz:

• Oracle JRE 1.6 veya üzeri kurulum
• Sisteminizde, mevcut akıllı kartınıza ait gerekli donanımların kurulmuş olması

Sizde bu aşamaları tamamladıktan sonra e-defter sistemini kullanmaya başlayabilirsiniz.

Defter Planlama ile ilgili diğer yazılarımızı inceleyebilirsiniz

Yazan; Betül Bayrak